Organização e segurança: Gestão documental para empresas
A gestão documental é o processo da produção e armazenamento de todo e qualquer documento ligado a uma empresa. Ela garante a organização e segurança sobre os documentos no ramo empresarial.
Esse processo garante mais agilidade e organização na hora de elaborar e também buscar documentos em um momento que for necessário. O objetivo é manter o bom funcionamento da empresa.
Com o crescimento de gerenciamentos feitos de forma online, a gestão documental também tem sido toda digitalizada em empresas, no entanto, ainda existem algumas que preferem fazer o processo de forma física.
A importância da gestão documental
Não se trata apenas do armazenamento dos documentos por si só, e sim de uma forma inteligente de dispor qualquer documentação necessária pela empresa em qualquer ocasião futura.
Documentos importantes sempre são solicitados no âmbito jurídico, seja por algum processo ou comprovação de algum fato e, com documentos organizados, esse trâmite se torna mais ágil, além de fornecer mais segurança para a empresa também.
Online ou físico: qual a melhor opção?
Online, sem dúvidas. E vamos explicar alguns motivos que podem convencer a sua empresa a digitalizar todos os documentos físicos e trabalhar apenas de forma online daqui pra frente, vamos lá?
Mais segurança: O documento online proporciona mais segurança no seu armazenamento. Opte por salvar em mais de um local, visando ter a praticidade do documento no computador, mas também com a garantia dos arquivos em uma nuvem, por exemplo.
Praticidade: Esse ponto é outro que chama atenção pois, convenhamos, é muito mais fácil buscar um papel ou documento de forma online do que vasculhando pastas e arquivos de forma manual.
Economia: Se cada documento que for necessário a empresa imprimir e guardar, o gasto com folha, tinta e local para armazenamento será muito maior do que se for feito de forma online.
Com a gestão documental online, ainda se tem o ganho de produtividade. De forma física, o tempo para buscar determinado documento ou arquivo é muito superior. Online, a empresa consegue em poucos minutos localizar o documento desejado e sempre de forma intacta.
Contrate um profissional para cuidar da gestão documental
A dica é válida e, por mais que pareça desnecessária, no primeiro momento que for exigido um documento mais complexo, esse profissional vai mostrar para você o seu valor.
Seja um profissional ou uma empresa, ter alguém para cuidar desse processo é um ganho muito importante, tanto para a organização dos arquivos como na agilidade para encontrar um documento importante.
Com a gestão documental, você tem mais controle, agilidade e segurança sobre todo e qualquer documento. Vamos implantar essa gestão na sua empresa?
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